Cómo aumentar la productividad con la tecnología RPA

La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología ya madura que permite liberarnos de las tareas repetitivas, acelerarlas, reducir errores y disparar así la productividad de los equipos humanos. En el mundo corporativo esta tecnología ya cuenta actualmente con un alto nivel de desempeño, otorgando importantes beneficios. Veamos cuáles son, qué pueden lograr y por dónde conviene comenzar su adopción.

¿Qué es RPA?

La Automatización Robótica de Procesos, RPA por su sigla en inglés, es la utilización de software para replicar las acciones de usuarios humanos interactuando con sistemas informáticos. En otras palabras, permite que una computadora (robot) acceda a los sistemas y los utilice como lo haría un colaborador de la empresa, a través de sus interfaces normales, para llevar a cabo procesos de negocio habituales. Los procesos que se pueden automatizar mediante RPA son aquellos de naturaleza repetitiva y que no requieren “niveles humanos” de inteligencia y criterio, o al menos no los requieren en un alto porcentaje de los casos a tratar. Diversos proveedores suministran productos de RPA, consistentes en software que se instala en una o más computadoras y al cual un técnico instruye para que dialogue con los sistemas involucrados en el proceso exactamente como lo haría una persona. Por ejemplo, un proceso de consolidación de cuentas puede requerir el acceso simultáneo a la web de un banco, el ERP de la empresa y una hoja de cálculo. El robot de RPA utilizaría los tres recursos haciendo exactamente lo mismo que haría una persona (clics, copiar-pegar, cambiar de ventana, digitar texto, etc.).

¿Qué beneficios aporta RPA?

• La automatización de procesos reduce la posibilidad de errores (la computadora no se aburre, distrae, olvida pasos ni saltea reglas).
• Aumenta la satisfacción de los colaboradores que son liberados de tareas poco gratificantes, que no suponen desarrollo personal y por las que no suelen ser reconocidos.
• Las tareas automatizadas se realizan más rápido y a un costo mucho menor.
• Libera tiempo de los colaboradores para enfocarse en tareas de mayor valor agregado.
• La implementación de RPA fuerza a definir con precisión el proceso a automatizar y hacer explícitas las excepciones, favoreciendo un mejor control general.
• Las herramientas de RPA generan indicadores de gestión y trazabilidad de los procesos automatizados. De este modo, se puede monitorear su performance, hacerlos más eficientes, reducir excepciones, así como también contar con registros más detallados a efectos de auditoría.
• Un efecto secundario del proyecto de automatizar ciertos procesos es un conocimiento profundo de éstos, que siempre es ocasión para cuestionar las prácticas, evaluar el valor aportado por el proceso e introducir mejoras.
• Es habitual que las empresas cuenten con sistemas “legacy” que luego de varios años resultan poco amigables y engorrosos para el usuario humano, pero que a su vez son muy robustos ya que fueron depurados de errores a lo largo de dicho período. Mediante RPA se puede interactuar con dichos sistemas sin las desventajas mencionadas, rentabilizando mejor así la inversión ya hecha en tales sistemas.

¿Por dónde empezar?

Un aspecto que facilita la incorporación de RPA es que se puede integrar en forma progresiva. En general es recomendable comenzar por procesos muy repetitivos, claramente pautados, con baja exposición al cliente de la empresa y que insuman varias horas del personal. A partir de esta experiencia se podrá incorporar a otros procesos de mayor complejidad e impacto, desarrollando la capacidad para anticipar los beneficios, conociendo al proveedor y afinando la modalidad de contratación.