Se están experimentando vientos en contra en todo el panorama económico y, si bien la inestabilidad política podría mermar, continúan existiendo diversos desafíos para las empresas. Considerando que las condiciones macroeconómicas no pueden ser modificadas por las organizaciones, deben plantearse cuál podría ser el nuevo plan de acción para afrontar dichos desafíos.
Para poder sobreponerse a este escenario se requiere tomar en consideración múltiples factores, entre ellos la estrategia, el reclutamiento, la fijación de precios y temas logísticos. Este problema recae en los Gerentes Financieros y sus equipos, considerando que son ellos quienes llevan a cabo los procesos de presupuestación y elaboración de proyecciones financieras.
Existen diversas medidas que se pueden aplicar para realizar proyecciones financieras precisas. A continuación se detallan 5 áreas de foco que recomendamos abordar para poder presupuestar correctamente:
Cuando se comparan los datos reales con las proyecciones, será mucho más fácil comprender las desviaciones si los supuestos fueron documentados y entendidos en su totalidad. Los presupuestos o proyecciones deben necesariamente basarse en información conocida en un determinado momento y considerando las circunstancias de ese preciso momento. Si dichas circunstancias cambian, es razonable esperar que así lo hagan las proyecciones.
Tener claro los supuestos de proyección al momento de realizar las proyecciones puede ser muy útil para explicar las desviaciones y tomar decisiones a tiempo.
Nunca debe considerarse que el presupuesto pertenece al Gerente Financiero o su equipo, sino que éste pertenece a la organización en su conjunto. Asimismo, es de esperar que los presupuestos sean aprobados formalmente por un órgano competente dentro de la organización, normalmente la Junta Directiva o el Gerente General, quienes tienen la responsabilidad de utilizar su propio juicio para hacerlo. Ser claros en la descripción de los supuestos de proyección utilizados es un elemento clave para permitirle a éstos aprobar el presupuesto.
Cuanto mejor se conozcan los factores que determinan la dinámica de los ingresos y costos de la organización, mejor se podrá enfocar en las actividades clave para impulsar el crecimiento y la rentabilidad del negocio. Esto también ayudará a determinar las acciones correctivas que deberán tomarse si las cosas no comienzan a funcionar tal como estaba previsto.
En el caso de algunas empresas de servicios, cuanto más tiempo se dedica a la gestión de las cuentas de los clientes, mayores serán los ingresos. En este caso, se debe establecer un modelo para presupuestar los ingresos en función del tiempo y los recursos que se emplean en dicha gestión, al mismo tiempo que se realiza un seguimiento del tiempo necesario para determinar un “indicador clave” o una señal de alerta temprana. Por ejemplo, si el tiempo dedicado a la gestión de cuentas disminuyera en el mes 3, será de esperar que los ingresos disminuyan a partir del mes 6.
Estos “indicadores clave” pueden ser señales de alerta temprana necesarias para tomar medidas y actualizar las proyecciones.
El uso de información adecuada puede mejorar la calidad de los presupuestos y las proyecciones.
El uso de información externa como puede ser el comportamiento esperado para un determinado sector de actividad, puede ayudar a elaborar un mejor presupuesto.
Es importante considerar información lo más detallada posible, más que simplemente tomar los datos reales de algún año anterior e incorporar un factor de crecimiento/decrecimiento. Esto se debe en parte a la dificultad de encontrar un año que realmente sea comparable al año que se está presupuestando. Si se observa el panorama de años anteriores se ve que el 2022 ha sido un año de desafíos políticos e interrupciones en la cadena de suministros; el 2021 fue un año de recuperación para muchos sectores; el 2020 fue un año especialmente particular por las restricciones ocasionadas por la pandemia; y el 2019 parece ser una referencia bastante lejana en el tiempo como para considerar, ya que las condiciones de mercado pueden haber cambiado.
Esto puede explicar por qué se está viendo que las organizaciones pasan a un modelo de presupuestación “base cero”, en vez de utilizar años anteriores como base para realizar las proyecciones.
Cada vez es más esperable que las proyecciones contemplen más de un escenario y vengan acompañadas de análisis de sensibilidad. Microsoft Excel es una herramienta que puede hacer lo anterior, y sigue siendo la herramienta más utilizada a la hora de elaborar presupuestos.Un modelo financiero que incluya únicamente el estado de resultados ya no es suficiente. Lo mínimo esperado es un modelo financiero integrado que contenga estado de resultados, estado de situación financiera y flujos de fondos. Para este 2023 es de esperar que tanto auditores como instituciones financieras busquen mayor detalle en relación a los flujos de fondos.
Algunas organizaciones que se muestran cautelosas respecto a las perspectivas económicas para este 2023, se están asegurando de disponer de flujos de fondos que le permitan cubrir un período de al menos 13 semanas. Si bien esta práctica era habitual en algunos sectores de actividad, se está generalizando cada vez más.
En casos de organizaciones que deseen realizar presupuestos con un mayor grado de sofisticación, se recomienda utilizar herramientas como KNIME, Jedox, Prophix y Anaplan, en vez de Microsoft Excel.
Disponer de una herramienta con un nivel adecuado de sofisticación y de fácil uso, ya sea Microsoft Excel o cualquier otra, puede mejorar considerablemente el tiempo de elaboración de las proyecciones.
Suele haber una comunicación fluida entre los departamentos de una organización en el período del año en que se realizan los presupuestos. Sin embargo, es fundamental que esta comunicación fluida continúe durante todo el año, a los efectos de tener proyecciones de buena calidad.
En la red Grant Thornton estamos trabajando con un grupo industrial que llevó a cabo un exitoso proceso de presupuestación, con una buena comunicación entre los Departamentos de Compras, Ventas, Recursos Humanos y Finanzas, para coordinar todos los supuestos de proyección. Luego no mantuvieron ese nivel de comunicación fluida, y así los resultados de la organización comenzaron a desviarse del presupuesto, y esto debido a múltiples pequeños cambios que fue realizando cada departamento.
El Departamento de Recursos Humanos no encontraba a los candidatos adecuados, retrasando así la innovación en los productos; el Departamento de Compras no accedía a las materias primas adecuadas por problemas en la cadena de suministro, por lo que la producción no era estable; y finalmente, el Departamento de Ventas se centró en una línea de productos concreta para uno de los principales clientes, en lugar de ocuparse de toda la gama de productos.
Estos elementos y ajustes eran conocidos y previsibles, pero no fueron comunicados y por lo tanto, no fueron incluidos en el presupuesto. En tiempos de incertidumbre económica, desarrollar la capacidad de reacción a estos problemas será la forma de ahorrar costos y ser más rentables.
A medida que nos adentramos en este 2023 de muchos cambios, los puntos mencionados anteriormente serán de gran ayuda para que las organizaciones puedan elaborar presupuestos y proyecciones adecuados, basados en la mejor información disponible al momento de realizarlas.
Para obtener ayuda sobre presupuestos y proyecciones financieras, por favor contactar a Federico Stanham y Joaquín Pérez.